Inhaltsübersicht
- 1 Definition Prozessoptimierung
- 2 Grundlagen der Optimierung von Prozessen
- 3 Exkurs: Nudge Management, eine Methode mit Fokus auf dem menschlichen Faktor der Geschäftsprozesse
- 4 Ziele der Prozessoptimierung – warum braucht mein Unternehmen das?
- 5 Lean Management
- 6 FMEA
- 7 Erste Schritte
- 8 Auswahl, Analyse, Optimierung – und alles auf Anfang
- 9 Unterstützung bei der Prozessoptimierung
- 10 Beispiel aus der Praxis: tepcon liefert das Tool für Arbeitsanweisungen, weltweit
- 11 Digitale, mehrsprachige Arbeitsanweisungen für den Maschinenbau
- 12 Holen Sie sich Ihren Termin für die Erstberatung!
Gut strukturierte Arbeitsabläufe, eine effiziente Produktion, Wettbewerbsfähigkeit – all das braucht es in allen Branchen, wenn Sie ein dauerhaft erfolgreiches Unternehmen führen wollen. Unverzichtbar für Institutionen, Organisationen und Betriebe ist das Prozessmanagement, das dafür sorgt, dass Arbeitsabläufe auf maximal effiziente Weise gestaltet werden. Besonders in der Gründungsphase, aber auch danach ist die Optimierung von Abläufen ein fortlaufendes Projekt.
In früheren Zeiten war der Blick auf die Abläufe im Unternehmen stark funktionsorientiert. Inzwischen, wo Digitalisierung und technologischer Fortschritt immer neue Anpassungen und Flexibilität fordern, hat sich diese Sicht gewandelt. Man hat zu einer prozessorientierten Sicht auf die Produktion gefunden, und darin hat die Prozessoptimierung eine tragende Rolle.
Schauen wir uns im folgenden Ratgeber einmal näher an, welche Ziele das Prozessmanagement verfolgt, welche Vorteile es mit sich bringt und wie die ersten Schritte aussehen: Lesen Sie mehr über die wichtigsten Methoden der Prozessoptimierung, über verschiedene Ansätze, über Techniken und Lösungsmöglichkeiten, mit denen Sie die Geschäftsprozesse und Vorgänge Ihres Unternehmens verbessern können.
Definition Prozessoptimierung
Wo gewirtschaftet wird, da gibt es Abläufe. Egal, ob gesellschaftliche Institutionen, Behörden, Unternehmen aus Branchen der Produktion und Entwicklung: Sie alle haben mehr oder weniger feststehende Arbeits-, Produktions- und Geschäftsabläufe.
In diesen Abläufen Verbesserungspotenzial zu entdecken, ist die Aufgabe der Prozessoptimierung. Ursprünglich als ein Teil des Qualitätsmanagements angesiedelt, wird das Prozessmanagement heute meist als eigenständiges Fachgebiet betrachtet. Wer im nationalen oder gar internationalen Wettbewerb bestehen möchte, kommt um fortlaufende Verbesserung der diversen Abläufe im eigenen Betrieb nicht herum.
Viele Prozesse, viele Methoden
So unterschiedlich die Arbeitswelt auch ist, so verschieden die Unternehmen und ihre Abläufe: Das Prozessmanagement mit seinen Methoden zur Optimierung von Prozessen liefert die theoretische Grundlage dafür, wie Sie den Anschluss an die Konkurrenz nicht verlieren. Indem Sie konsequent Verbesserungen einführen und Ineffizienzen beseitigen, halten Sie die Qualität hoch und stellen die Kunden auch in Zukunft zufrieden.
Dabei müssen Sie beachten: So wenig, wie es den einen Prozess gibt, gibt es die eine Methode. Das moderne Qualitätsmanagement kennt stattdessen eine ganze Fülle unterschiedlicher Methoden, mit denen sich Prozesse verschiedenster Unternehmensbereiche verändern lassen.
Grundlagen der Optimierung von Prozessen
Die Grundlage des Konzeptes der Prozessoptimierung ist die Vorstellung, dass Abläufe im Unternehmen bereichsübergreifend Teil von Prozessketten sind, die sich verbessern und koordinieren lassen. Jeder Prozess kann bezüglich seiner Qualität und der Leistungsfähigkeit bewertet werden, diese Bewertungen werden dann in Form von Key Performance Indicators, kurz KPI, festgelegt. Man erstellt sich quasi eine Landkarte aller Prozesse im Unternehmen – damit sich darin dann fortlaufend Möglichkeiten für Optimierungen finden und Verbesserungen realisieren lassen.
Zu den diversen Methoden zur Prozessoptimierung gibt es geeignete Software, denn für die Analyse, Dokumentation und Verbesserung der komplexen Abläufe moderner Unternehmen ist digitale Unterstützung absolut notwendig.
Unternehmensprozesse optimieren in allen Bereichen
In der Regel werden die Methoden zur Prozessoptimierung genutzt, um Produktionsprozesse oder Abläufe aus dem Vertrieb und der Logistik zu optimieren. Weniger Kosten, geringere Durchlaufzeiten, geringere Fehlerquoten sind hier das Ziel.
Doch auch dort, wo die als soft bezeichneten KPI wichtig sind, können die Techniken genutzt werden. Dort, wo der Faktor Mensch im Einsatz ist, sind die Möglichkeiten der Prozessoptimierung noch nicht so etabliert – dass sich auch hier die Optimierung von Prozessen lohnen kann, ist längst noch nicht in allen Unternehmen angekommen oder in die Realität umgesetzt worden.
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Jetzt anfragenExkurs: Nudge Management, eine Methode mit Fokus auf dem menschlichen Faktor der Geschäftsprozesse
Nudge Management, oder auch Nudging, ist ein Begriff, der in vielen Management-Etagen noch nicht so recht angekommen ist. Er birgt aber Potenzial für die Verbesserung verschiedener Abläufe, darum lohnt sich ein Blick auf diese moderne Vorgehensweise.
Die Methode geht der Frage nach, wie sich Verbesserungen mit Blick auf den Menschen umsetzen lassen. Konkret: Wie kann man Verhaltensweisen oder Einstellungen von Teams so verändern, dass dies zu Verbesserungen führt? Zum Beispiel dazu, dass eine Unternehmensstrategie schneller umgesetzt wird, dass die Mitarbeitermotivation steigt oder dass bestimmte Veränderungen gut angenommen werden.
Der Begriff „nudge“, der sich passend mit einem Stups, einem kleinen Anstoß übersetzen lässt, erklärt, was der Ansatz vorschlägt: Menschen brauchen für ein gewünschtes Verhalten nur eine passende Motivation, gelegentlich in Form eines kleinen Anstoßes in die richtige Richtung. Die Betonung liegt dabei auf einfach: Kleine Hebel haben große Wirkung. So kann beispielsweise ein geschickt in der Kantine platziertes, schön drapiertes Salatgericht Menschen zu gesünderer Ernährung verleiten. Mit relativ wenig Aufwand erreicht man auf diesem Weg vergleichsweise hohe Ziele.
Im Change Management eines Unternehmens - also auch in der Prozessoptimierung - finden sich ebenfalls Beispiele dafür, wie das Nudging mit wenig Aufwand spürbare Veränderungen herbeiführen kann. So ist es sehr hilfreich, Lernprozesse zu vereinfachen beziehungsweise Arbeitsanweisungen in niedrigschwelliger Art und Weise zur Verfügung zu stellen, damit eine Verbesserung von Geschäftsprozessen schnell und gerne angenommen wird – trotz eventueller Scheu vor Neuem oder vor Umstellungen und kurzfristig erhöhtem Lernaufwand.
Ziele der Prozessoptimierung – warum braucht mein Unternehmen das?
Welches Ziel die Prozessoptimierung verfolgt, hängt ein wenig vom Bereich der Produktion ab, in dem man ansetzt. Da sich im Grunde alle Geschäftsprozesse und jede Arbeit in ihren Details verbessern lassen, sieht der Weg zum optimierten Ablauf in der Praxis recht unterschiedlich aus. Und auch die Ziele, die zu erreichen sind, variieren je nach Institution und Unternehmen.
Doch grundlegend gibt es einige Ziele, die mit den optimierten Abläufen zu erreichen sind, denn letzten Endes zielen alle Verbesserungen auf mehr Effizienz und Effektivität, damit also auch auf höhere Wirtschaftlichkeit aller Prozesse ab.
- gesteigerte Produktivität
- geringere Kosten
- verbesserte Qualität von Produkt oder Leistung
- höhere Anpassungsfähigkeit bei nötigen Veränderungen
- gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit durch bessere Qualität und zufriedenere Kunden
- optimierte Auslastung von Maschinen und Anlagen
- höhere Sicherheit
- verbesserte Kommunikation und Wissensvermittlung
Verbesserte Kommunikation
Wir leben im Zeitalter der allgegenwärtigen Kommunikation und Information. In der Arbeitswelt allerdings haben die Vorzüge von leicht verfügbaren Technologien noch nicht überall Fuß gefasst, obwohl sie auf vielen Wegen Zeit, Geld und Aufwand sparen können.
So sind beispielsweise neue Software oder generell Informationstechnologien hilfreich, um die Kommunikation des Teams zu verbessern. Interne Kommunikationsprogramme verteilen wichtige Informationen schneller und bringen Übersichtlichkeit in ein kommunikatives Chaos aus E-Mails, Anrufen, diversen Tools oder gar handschriftlichen Mitteilungen.
Moderne Tools lassen sich auch mit Bildern, Diagrammen, Videos, 3D-Darstellungen bereichern und vermitteln nicht nur schnell, sondern auch leicht verständlich und umfassend alles, was das Team wissen muss.
Ein digitaler Wissensvermittler kann auch der tepcon instructor sein, mit dem Sie digitale Arbeitsanweisungen erstellen, Analyse betreiben und Serviceleistungen dokumentieren oder auch Wartungsinstruktionen in das Team bringen.
Produktivität erhöhen
Zeit ist Geld, der alte Spruch hat auch heute noch seine Gültigkeit. Eine erhöhte Produktivität ist ein Ziel, das sicherlich jedes Unternehmen vor Augen hat. Die Prozessoptimierung bietet dafür eine Fülle an organisatorischen und technischen Ansätzen. Im Produktionsablauf sind das beispielsweise Automatisierungen von Abläufen, die Zeit und Personal einsparen – etwa, indem Roboter einzelne Arbeitsschritte oder ganze Prozesse übernehmen.
Organisatorisch lassen sich möglicherweise Arbeitsabläufe, zum Beispiel aus dem Bereich Service und Wartung, effizienter gestalten und verkürzen. Dafür gibt es digitale Unterstützung in Form von Arbeitsanweisungen, die jedem, der eine Wartung ausführt, sofort zur Verfügung stehen.
Muss etwa eine Maschine gewartet werden, lädt sich die beauftragte Person per Klick die nötige Anleitung dazu auf das Tablet oder aufs Handy herunter. Und kann sich sofort, ohne weitere Hilfestellung, an die Arbeit machen.
Methoden der Prozessoptimierung, von klassisch bis agil
Je nach Ziel der Prozessoptimierung gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die Sie nutzen können, um Abläufe in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Wir unterscheiden zunächst in die klassischen Methoden der Prozessverbesserung – etwa Six Sigma oder das Lean Management – und in agile Methoden, die hierarchieunabhängig versuchen, Prozesse zu optimieren. Dazu zählen beispielsweise Methoden wie Open Space oder die Retrospektive.
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Jetzt anfragenSix Sigma
Six Sigma ist eine gängige Methode, um Fehlerquoten (interner LINK zum Text Fehlerquote reduzieren, der ist noch nicht online) etwa in Produktionsabläufen zu reduzieren. Damit sollen Produktionsabläufe dauerhaft effizienter gestaltet werden. Die Methode ist eine fortlaufende Prozessanalyse, überprüft also immer wieder, ob bestehende Abläufe sich noch weiter optimieren lassen.
Lean Management
Das Lean Management setzt auf die Reduktion von Verschwendung. Passend dazu lässt sich der Name der Methode mit „schlankes Management“ übersetzen, denn die Methode ist ursprünglich für die Anwendung in der Unternehmensführung entwickelt worden. Heute bezieht das Lean Management alle Schritte einer Produktion mit ein. Man analysiert die gesamte Wertschöpfungskette und identifiziert Bereiche, in denen Verschwendung vorkommt. Dann werden im Rahmen der nachfrageorientierten Produktion kontinuierlich Möglichkeiten der Verbesserung erarbeitet, damit alle Prozesse möglichst reibungslos ablaufen – so vermeidet man die Verschwendung von Zeit und Geld.
Der Ansatz basiert auf einer Kultur ständiger Weiterentwicklung und Verbesserung. Bekannte Methoden aus dem Lean Management sind etwa Poka Yoke zur Fehlervermeidung oder die 5S-Methode, die dafür entwickelt ist, in fünf Schritten die Ordnung und Effizienz am Arbeitsplatz zu fördern.
Eine kontinuierliche Weiterentwicklung setzt aber auch voraus, dass die Prozesse stetig im Blick sind und es den Mitarbeitern einfach gemacht wird, sich über Rückmeldungen an dem Verbesserungsprozess zu beteiligen.Dazu bedarf es digitaler Tools, die im Gegensatz zu klassischen Office Lösungen auf Basis von Word oder Powerpoint mit den Mitarbeitern in Dialog gehen um deren Feedback und Arbeitsweise zu erfassen, zu analysieren um damit Verbesserungen anzustoßen.
FMEA
Analytisch geht auch die FMEA Methode vor: Sie setzt auf die Aufdeckung von Fehlermöglichkeiten und versucht, möglichst viele Fehler von vornherein zu erkennen und zu verhindern. Eine Liste der möglichen Fehler, Fehlerarten und von Maßnahmen, diese zu vermeiden, ist die Grundlage dieser Methode.
Erste Schritte
Die Prozessoptimierung beginnt mit dem großen Überblick, einer Prozessanalyse und Definition der Prozesse. Um die Verbesserung von Abläufen anzustoßen, muss zunächst einmal Klarheit darüber bestehen, welche es gibt, welche Priorität haben und wo in diesen Abläufen Verbesserungspotenzial liegt.
Methoden zur Prozessoptimierung auswählen
Schritt zwei wäre dann die Suche nach geeigneten Methoden zur Prozessoptimierung, die am besten zu den geplanten Verbesserungen passen. Es wird sicherlich mehrere passende Varianten geben, mit denen Sie die nötigen Prozessoptimierungen innerhalb Ihres Unternehmens realisieren können. Schauen Sie sich daher möglichst viele Methoden an, gleichen Sie die Ansätze und Vorgehensweisen mit Ihrer eigenen Arbeitsweise ab: Passt das gewählte Modell zu Ihren Geschäftsprozessen, zu Ihren Werten, zu der Art, wie in Ihrem Betrieb gearbeitet wird? Wir nennen diese Phase Redesign – hier werden neue Ansätze geformt, um verbesserungswürdige Geschäftsprozesse und Produktionsabläufe herauszuarbeiten.
Dann folgt die Umsetzung: Sie wenden die aus der Analyse und dem Redesign abgeleiteten Methoden zur Prozessoptimierung im Alltag Ihrer Organisation oder des Unternehmens an.
Auswahl, Analyse, Optimierung – und alles auf Anfang
Kombinieren Sie verschiedene Methoden, und setzen Sie den Dreiklang aus Analyse - Auswahl - Optimierung fort. Auch nach dem ersten Schritt, der Verbesserung von aktuell brachliegendem Potenzial, werden sich in Zukunft weitere Möglichkeiten ergeben. Darum ist die Prozessanalyse eine bleibende Aufgabe, die Ihr Qualitätsmanagement begleiten wird. Denn nach der Umsetzung ist vor der Umsetzung: Die fortgesetzte Evaluation wird immer wieder Prozesse in Ihrem Unternehmen zutage fördern, die noch nicht optimal ablaufen.
Unterstützung bei der Prozessoptimierung
Die Prozessoptimierung selbst ist ein eigener Prozess, und der ist fortlaufend. Jedes Unternehmen arbeitet mit einer ganzen Flut von unterschiedlichsten Prozessen, die sich je nach äußeren und inneren Anforderungen immer wieder anpassen lassen. Da es viele Methoden zur Prozessoptimierung gibt, ist es sinnvoll, zunächst einmal einen Vergleich diverser Methoden zur Optimierung von Prozessen anzustellen. Dabei verliert so mancher den Überblick – aber das ist gar nicht nötig.
Produkte und Angebote zur Prozessoptimierung
Auch, wenn die Kosten zunächst einmal abschrecken können: Viele Betriebe holen sich Unterstützung von außen bei der Prozessoptimierung. Ob in Teilen oder als umfassendes Beratungspaket, hängt vom eigenen Bedarf und von der Projektgröße ab. Zur Vermeidung von Fehlern und für ein effizientes Vorgehen auch in der Prozessoptimierung selbst ist eine solche fachliche Hilfe häufig nützlich.
Software als Helfer des Prozessmanagements
Beispiele für eine Software zur Prozessoptimierung gibt es zahlreiche, darunter ist unsere Anwendung eine besonders bewährte. Wenn Sie eine Reduzierung von Fehlern bestimmter Prozesse erreichen wollen, wenn Sie Informationen rasch und in mehreren Sprachen verteilen müssen, wenn eine bestimmte Vorgehensweise neuen Mitarbeitern häufiger erklärt werden muss: Dafür gibt es eine passende Software, inklusive der nötigen Beratung für die Einführung dieses Tools.
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Jetzt anfragenBeispiel aus der Praxis: tepcon liefert das Tool für Arbeitsanweisungen, weltweit
Sie haben einen Fahrplan für die Prozessverbesserung in Ihrem Unternehmen oder gehen zumindest bereits erste Schritte – wunderbar. In der Fülle der vielfältigen Möglichkeiten die richtige für den eigenen Anspruch zu finden, ist nicht immer einfach. Anschaulich erklärt ein Beispiel für die Prozessverbesserung, wie Sie in der Praxis zu einer Verbesserung bestimmter Abläufe in Ihrem Unternehmen beitragen.
Arbeitsanweisungen per Software
Wir als Spezialisten für digitale Unterstützung haben viele zufriedene Kunden, die mit unserer Hilfe die Effizienz von Abläufen verbessern konnten. Konkret dreht es sich hier um die Erstellung von Arbeitsanweisungen, die immer wieder gebraucht werden, aber möglicherweise nicht jedem jederzeit zur Verfügung stehen. Dabei helfen wir mit digitalen Arbeitsanweisungen aus, die direkt vor Ort abgerufen werden können.
Serviceleistungen und regelmäßige Wartungen sind im modernen Maschinenpark eine Selbstverständlichkeit. Dafür werden entweder Kräfte von außen beauftragt, oder eigene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kümmern sich um diese turnusmäßig auszuführende Arbeit.
Sind alle notwendigen Schritte digital festgehalten und werden auch dokumentiert, dann kann das zu einer deutlichen Reduzierung der Arbeitszeit führen, die das Personal für solche Leistungen aufbringen muss. Wir haben dazu einmal ein Anwenderbeispiel aus unserem Portfolio herausgesucht.
Digitale, mehrsprachige Arbeitsanweisungen für den Maschinenbau
Unsere Kunden stammen aus unterschiedlichen Branchen, viele von ihnen kommen aus dem Maschinen- und Anlagenbau. So auch der inhabergeführte Betrieb, der individualisierte Anlagen und Maschinen konzipiert und baut – und dem wir mit dem tepcon instructor wertvolle Unterstützung lieferten.
Die Kunden und Mitarbeiter dieses Unternehmens sind weltweit tätig, und das in vielen Sprachen. Sie brauchen einfache Anleitungen, die sie schnell aufrufen können und die leicht verständlich sind. Das Team und die Kundschaft leben oft in unterschiedlichsten Zeitzonen – einfach eben den Kundenberater anzurufen, um eine Frage zu klären, ist hier keine realistische Option. Es braucht zeitnahen, direkten Support, sofort abrufbar und selbsterklärend. Das natürlich am besten in der eigenen Landessprache, denn gerade technische Details müssen verständlich vermittelt werden, sind in einer Fremdsprache aber nicht immer jedem geläufig.
Per digitaler Fachkraft die Grenzen von Zeit und Sprache überwinden
Mit dem tepcon instructor liefern wir eine Software, die diese Hilfe ganz ohne Personalaufwand bietet. Mitarbeiter Ihres Unternehmens, deren Kunden und Geschäftspartner können rund um die Uhr, völlig zeitunabhängig, internes Wissen für bestimmte Prozesse teilen. Jederzeit, mit wenigen Klicks, auf allen verfügbaren digitalen Endgeräten.
Eine Arbeitsanweisung, um bestimmte Schritte zu erledigen, ist beispielsweise mit einem QR-Code direkt auf der Maschine aufgedruckt. So kann sich jemand, der mit den Abläufen noch nicht ganz vertraut ist, noch einmal online anschauen, welcher Schritt als nächster zu erledigen ist. Digitale Anleitungen übersetzt die Software bei Bedarf in zahlreiche Sprachen, auch das verhindert Fehler innerhalb des Prozesses.
Die digitale Anleitung macht es möglich: Zu unterschiedlichsten Prozessen stehen mehrsprachige, umfassende und intuitiv zu verstehende Anleitungen jederzeit und überall zur Verfügung. Kontakte zum Kundenservice oder zum anleitenden Kollegen entfallen. Damit spart der tepcon instructor unserem Maschinenbau-Kunden nicht nur sehr viel Zeit ein, sondern auch Kosten für Personal, das andernfalls für die Klärung offener Fragen bereitstehen müsste.
Dieses Praxisbeispiel aus dem Anlagen- und Maschinenbau zeigt, wie die Ziele der Prozessoptimierung mit Hilfe digitaler „Fachkräfte“ im Alltag zu erreichen sind. Und welchen Anteil wir als Lösungsgeber daran haben. Der instructor steigert die Effizienz vorhandener Prozesse und optimiert den workflow, messbar und in harten Zahlen belegbar. Und das über Länder- und Zeitgrenzen hinweg. Fragen Sie uns gern nach einem detaillierten Anwender-Bericht, wenn Sie mehr darüber wissen wollen!
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