Ziele der Prozessoptimierung

Exkurs: Nudge Management, eine Methode mit Fokus auf dem menschlichen Faktor der Geschäftsprozesse

Nudge Management, oder auch Nudging, ist ein Begriff, der in vielen Management-Etagen noch nicht so recht angekommen ist. Er birgt aber Potenzial für die Verbesserung verschiedener Abläufe, darum lohnt sich ein Blick auf diese moderne Vorgehensweise.

Die Methode geht der Frage nach, wie sich Verbesserungen mit Blick auf den Menschen umsetzen lassen. Konkret: Wie kann man Verhaltensweisen oder Einstellungen von Teams so verändern, dass dies zu Verbesserungen führt? Zum Beispiel dazu, dass eine Unternehmensstrategie schneller umgesetzt wird, dass die Mitarbeitermotivation steigt oder dass bestimmte Veränderungen gut angenommen werden.

Der Begriff „nudge“, der sich passend mit einem Stups, einem kleinen Anstoß übersetzen lässt, erklärt, was der Ansatz vorschlägt: Menschen brauchen für ein gewünschtes Verhalten nur eine passende Motivation, gelegentlich in Form eines kleinen Anstoßes in die richtige Richtung. Die Betonung liegt dabei auf einfach: Kleine Hebel haben große Wirkung. So kann beispielsweise ein geschickt in der Kantine platziertes, schön drapiertes Salatgericht Menschen zu gesünderer Ernährung verleiten. Mit relativ wenig Aufwand erreicht man auf diesem Weg vergleichsweise hohe Ziele.

Im Change Management eines Unternehmens – also auch in der Prozessoptimierung – finden sich ebenfalls Beispiele dafür, wie das Nudging mit wenig Aufwand spürbare Veränderungen herbeiführen kann. So ist es sehr hilfreich, Lernprozesse zu vereinfachen beziehungsweise Arbeitsanweisungen in niedrigschwelliger Art und Weise zur Verfügung zu stellen, damit eine Verbesserung von Geschäftsprozessen schnell und gerne angenommen wird – trotz eventueller Scheu vor Neuem oder vor Umstellungen und kurzfristig erhöhtem Lernaufwand.

Ziele der Prozessoptimierung – warum braucht mein Unternehmen das?

Welches Ziel die Prozessoptimierung verfolgt, hängt ein wenig vom Bereich der Produktion ab, in dem man ansetzt. Da sich im Grunde alle Geschäftsprozesse und jede Arbeit in ihren Details verbessern lassen, sieht der Weg zum optimierten Ablauf in der Praxis recht unterschiedlich aus. Und auch die Ziele, die zu erreichen sind, variieren je nach Institution und Unternehmen.

Doch grundlegend gibt es einige Ziele, die mit den optimierten Abläufen zu erreichen sind, denn letzten Endes zielen alle Verbesserungen auf mehr Effizienz und Effektivität, damit also auch auf höhere Wirtschaftlichkeit aller Prozesse ab.

Quer durch alle Branchen sind diese Basics gefragt:

• gesteigerte Produktivität
• geringere Kosten
• verbesserte Qualität von Produkt oder Leistung
• höhere Anpassungsfähigkeit bei nötigen Veränderungen
• gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit durch bessere Qualität und zufriedenere Kunden
• optimierte Auslastung von Maschinen und Anlagen
• höhere Sicherheit
• verbesserte Kommunikation und Wissensvermittlung

Je nachdem, in welchem Bereich optimiert wird, greifen verschiedene Methoden, helfen unterschiedliche Tools weiter. Schauen wir uns ein paar wichtige Ziele einmal näher an.

Verbesserte Kommunikation

Wir leben im Zeitalter der allgegenwärtigen Kommunikation und Information. In der Arbeitswelt allerdings haben die Vorzüge von leicht verfügbaren Technologien noch nicht überall Fuß gefasst, obwohl sie auf vielen Wegen Zeit, Geld und Aufwand sparen können.

So sind beispielsweise neue Software oder generell Informationstechnologien hilfreich, um die Kommunikation des Teams zu verbessern. Interne Kommunikationsprogramme verteilen wichtige Informationen schneller und bringen Übersichtlichkeit in ein kommunikatives Chaos aus E-Mails, Anrufen, diversen Tools oder gar handschriftlichen Mitteilungen.

Moderne Tools lassen sich auch mit Bildern, Diagrammen, Videos, 3D-Darstellungen bereichern und vermitteln nicht nur schnell, sondern auch leicht verständlich und umfassend alles, was das Team wissen muss.

Ein digitaler Wissensvermittler kann auch der tepcon instructor sein, mit dem Sie digitale Arbeitsanweisungen erstellen, Analyse betreiben und Serviceleistungen dokumentieren oder auch Wartungsinstruktionen in das Team bringen.

Produktivität erhöhen

Zeit ist Geld, der alte Spruch hat auch heute noch seine Gültigkeit. Eine erhöhte Produktivität ist ein Ziel, das sicherlich jedes Unternehmen vor Augen hat. Die Prozessoptimierung bietet dafür eine Fülle an organisatorischen und technischen Ansätzen. Im Produktionsablauf sind das beispielsweise Automatisierungen von Abläufen, die Zeit und Personal einsparen – etwa, indem Roboter einzelne Arbeitsschritte oder ganze Prozesse übernehmen.

Organisatorisch lassen sich möglicherweise Arbeitsabläufe, zum Beispiel aus dem Bereich Service und Wartung, effizienter gestalten und verkürzen. Dafür gibt es digitale Unterstützung in Form von Arbeitsanweisungen, die jedem, der eine Wartung ausführt, sofort zur Verfügung stehen.

Muss etwa eine Maschine gewartet werden, lädt sich die beauftragte Person per Klick die nötige Anleitung dazu auf das Tablet oder aufs Handy herunter. Und kann sich sofort, ohne weitere Hilfestellung, an die Arbeit machen.

Methoden der Prozessoptimierung, von klassisch bis agil

Je nach Ziel der Prozessoptimierung gibt es eine ganze Reihe von Möglichkeiten, die Sie nutzen können, um Abläufe in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

Wir unterscheiden zunächst in die klassischen Methoden der Prozessverbesserung – etwa Six Sigma oder das Lean Management – und in agile Methoden, die hierarchieunabhängig versuchen, Prozesse zu optimieren. Dazu zählen beispielsweise Methoden wie Open Space oder die Retrospektive.

Six Sigma

Six Sigma ist eine gängige Methode, um Fehlerquoten (interner LINK zum Text Fehlerquote reduzieren, der ist noch nicht online) etwa in Produktionsabläufen zu reduzieren. Damit sollen Produktionsabläufe dauerhaft effizienter gestaltet werden. Die Methode ist eine fortlaufende Prozessanalyse, überprüft also immer wieder, ob bestehende Abläufe sich noch weiter optimieren lassen.

Lean Management

Das Lean Management setzt auf die Reduktion von Verschwendung. Passend dazu lässt sich der Name der Methode mit „schlankes Management“ übersetzen, denn die Methode ist ursprünglich für die Anwendung in der Unternehmensführung entwickelt worden. Heute bezieht das Lean Management alle Schritte einer Produktion mit ein. Man analysiert die gesamte Wertschöpfungskette und identifiziert Bereiche, in denen Verschwendung vorkommt. Dann werden im Rahmen der nachfrageorientierten Produktion kontinuierlich Möglichkeiten der Verbesserung erarbeitet, damit alle Prozesse möglichst reibungslos ablaufen – so vermeidet man die Verschwendung von Zeit und Geld.

Der Ansatz basiert auf einer Kultur ständiger Weiterentwicklung und Verbesserung. Bekannte Methoden aus dem Lean Management sind etwa Poka Yoke zur Fehlervermeidung oder die 5S-Methode, die dafür entwickelt ist, in fünf Schritten die Ordnung und Effizienz am Arbeitsplatz zu fördern.

Eine kontinuierliche Weiterentwicklung setzt aber auch voraus, dass die Prozesse stetig im Blick sind und es den Mitarbeitern einfach gemacht wird, sich über Rückmeldungen an dem Verbesserungsprozess zu beteiligen.Dazu bedarf es digitaler Tools, die im Gegensatz zu klassischen Office Lösungen auf Basis von Word oder Powerpoint mit den Mitarbeitern in Dialog gehen um deren Feedback und Arbeitsweise zu erfassen, zu analysieren um damit Verbesserungen anzustoßen.

FMEA

Analytisch geht auch die FMEA Methode vor: Sie setzt auf die Aufdeckung von Fehlermöglichkeiten und versucht, möglichst viele Fehler von vornherein zu erkennen und zu verhindern. Eine Liste der möglichen Fehler, Fehlerarten und von Maßnahmen, diese zu vermeiden, ist die Grundlage dieser Methode.

Erste Schritte

Die Prozessoptimierung beginnt mit dem großen Überblick, einer Prozessanalyse und Definition der Prozesse. Um die Verbesserung von Abläufen anzustoßen, muss zunächst einmal Klarheit darüber bestehen, welche es gibt, welche Priorität haben und wo in diesen Abläufen Verbesserungspotenzial liegt.

Methoden zur Prozessoptimierung auswählen

Schritt zwei wäre dann die Suche nach geeigneten Methoden zur Prozessoptimierung, die am besten zu den geplanten Verbesserungen passen. Es wird sicherlich mehrere passende Varianten geben, mit denen Sie die nötigen Prozessoptimierungen innerhalb Ihres Unternehmens realisieren können. Schauen Sie sich daher möglichst viele Methoden an, gleichen Sie die Ansätze und Vorgehensweisen mit Ihrer eigenen Arbeitsweise ab: Passt das gewählte Modell zu Ihren Geschäftsprozessen, zu Ihren Werten, zu der Art, wie in Ihrem Betrieb gearbeitet wird? Wir nennen diese Phase Redesign – hier werden neue Ansätze geformt, um verbesserungswürdige Geschäftsprozesse und Produktionsabläufe herauszuarbeiten.

Dann folgt die Umsetzung: Sie wenden die aus der Analyse und dem Redesign abgeleiteten Methoden zur Prozessoptimierung im Alltag Ihrer Organisation oder des Unternehmens an.

Auswahl, Analyse, Optimierung – und alles auf Anfang

Kombinieren Sie verschiedene Methoden, und setzen Sie den Dreiklang aus Analyse – Auswahl – Optimierung fort. Auch nach dem ersten Schritt, der Verbesserung von aktuell brachliegendem Potenzial, werden sich in Zukunft weitere Möglichkeiten ergeben. Darum ist die Prozessanalyse eine bleibende Aufgabe, die Ihr Qualitätsmanagement begleiten wird. Denn nach der Umsetzung ist vor der Umsetzung: Die fortgesetzte Evaluation wird immer wieder Prozesse in Ihrem Unternehmen zutage fördern, die noch nicht optimal ablaufen.

Unterstützung bei der Prozessoptimierung

Die Prozessoptimierung selbst ist ein eigener Prozess, und der ist fortlaufend. Jedes Unternehmen arbeitet mit einer ganzen Flut von unterschiedlichsten Prozessen, die sich je nach äußeren und inneren Anforderungen immer wieder anpassen lassen. Da es viele Methoden zur Prozessoptimierung gibt, ist es sinnvoll, zunächst einmal einen Vergleich diverser Methoden zur Optimierung von Prozessen anzustellen. Dabei verliert so mancher den Überblick – aber das ist gar nicht nötig.

Produkte und Angebote zur Prozessoptimierung

Auch, wenn die Kosten zunächst einmal abschrecken können: Viele Betriebe holen sich Unterstützung von außen bei der Prozessoptimierung. Ob in Teilen oder als umfassendes Beratungspaket, hängt vom eigenen Bedarf und von der Projektgröße ab. Zur Vermeidung von Fehlern und für ein effizientes Vorgehen auch in der Prozessoptimierung selbst ist eine solche fachliche Hilfe häufig nützlich.

Software als Helfer des Prozessmanagements

Beispiele für eine Software zur Prozessoptimierung gibt es zahlreiche, darunter ist unsere Anwendung eine besonders bewährte. Wenn Sie eine Reduzierung von Fehlern bestimmter Prozesse erreichen wollen, wenn Sie Informationen rasch und in mehreren Sprachen verteilen müssen, wenn eine bestimmte Vorgehensweise neuen Mitarbeitern häufiger erklärt werden muss: Dafür gibt es eine passende Software, inklusive der nötigen Beratung für die Einführung dieses Tools.

Beispiel aus der Praxis: tepcon liefert das Tool für Arbeitsanweisungen, weltweit

Sie haben einen Fahrplan für die Prozessverbesserung in Ihrem Unternehmen oder gehen zumindest bereits erste Schritte – wunderbar. In der Fülle der vielfältigen Möglichkeiten die richtige für den eigenen Anspruch zu finden, ist nicht immer einfach. Anschaulich erklärt ein Beispiel für die Prozessverbesserung, wie Sie in der Praxis zu einer Verbesserung bestimmter Abläufe in Ihrem Unternehmen beitragen.

Arbeitsanweisungen per Software

Wir als Spezialisten für digitale Unterstützung haben viele zufriedene Kunden, die mit unserer Hilfe die Effizienz von Abläufen verbessern konnten. Konkret dreht es sich hier um die Erstellung von Arbeitsanweisungen, die immer wieder gebraucht werden, aber möglicherweise nicht jedem jederzeit zur Verfügung stehen. Dabei helfen wir mit digitalen Arbeitsanweisungen aus, die direkt vor Ort abgerufen werden können.

Serviceleistungen und regelmäßige Wartungen sind im modernen Maschinenpark eine Selbstverständlichkeit. Dafür werden entweder Kräfte von außen beauftragt, oder eigene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen kümmern sich um diese turnusmäßig auszuführende Arbeit.

Sind alle notwendigen Schritte digital festgehalten und werden auch dokumentiert, dann kann das zu einer deutlichen Reduzierung der Arbeitszeit führen, die das Personal für solche Leistungen aufbringen muss. Wir haben dazu einmal ein Anwenderbeispiel aus unserem Portfolio herausgesucht.