Warum die kontinuierliche Wissenssicherung für eine stabile Wertschöpfung und nachhaltigen Unternehmenserfolg unerlässlich ist.
Informationen und Erfahrungen zu Prozessen und Abläufen sind die wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Der Wert dieses Wissens wird oft erst dann deutlich, wenn es plötzlich nicht mehr verfügbar ist – beispielsweise wenn wichtige Mitarbeiter, deren Gedächtnis der einzige Speicherort für entscheidendes Know-how ist, ausfallen. In solchen Situationen wird die entscheidende Rolle der Wissenssicherung besonders deutlich.
Um solche akuten Situationen von vornherein zu vermeiden, sollten Unternehmen frühzeitig damit beginnen, Wissen zu sichern – und dies kontinuierlich umsetzen. Schließlich wird nicht nur vor dem Hintergrund des gravierenden Fachkräftemangels deutlich, dass Mitarbeiter im wörtlichen wie im übertragenen Sinne das größte Kapital des Unternehmens sind.
Sogenannte Schlüsselkräfte verfügen über einen Erfahrungsschatz und fundiertes Know-how.
Wissensträger sollten nicht alles für sich behalten, sondern viel weitergeben
Ob stärkster oder schwächster Glied: Eine Wertschöpfungskette wird bei ungleichmäßiger Gewichtung zunehmend anfällig. Das Beispiel eines Spezialisten, der seit Jahrzehnten im Unternehmen tätig ist und ein sogenanntes Kopfmonopol bildet, macht deutlich, dass ganze Prozesse und Arbeitsabläufe von einer einzigen Person abhängig sein können – was aber auf keinen Fall sein sollte!
Kopfmonopol bedeutet, dass das entscheidende Unternehmenswissen zwar vorhanden ist, aber nur in den Köpfen einzelner Spezialisten oder Führungskräfte. Wie jeder andere im Unternehmen kann auch eine solche Schlüsselperson plötzlich und unerwartet ausfallen – vorübergehend aufgrund von Krankheit oder Elternzeit, aber auch dauerhaft durch einen Wechsel zu einem anderen Unternehmen oder den Eintritt in den Ruhestand.
Angesichts des allgemein steigenden Risikos von Alterung und Krankheit sowie der wachsenden Herausforderungen bei der Gewinnung kompetenter Nachwuchskräfte rückt die Wissenssicherung in ein ganz neues Licht. Insbesondere langjährige, loyale Mitarbeiter sind wahre Informationsspeicher, die ihr Fachwissen und ihre Arbeitsabläufe so lange wie möglich im Unternehmen weitergeben sollten. Auch die Entwickler von tepcon haben diesen Aspekt in den Fokus gerückt. Der tepcon-Instructor ist ein Tool für digitale Anleitungen, das auf dem entscheidenden Fachwissen im Unternehmen aufbaut und für alle Beteiligten jederzeit zugänglich ist.
Der Wert von Wissen: Differenzierung und Identifizierung relevanter Informationen
Vor allem ist es entscheidend, dass Wissen über Prozesse und Abläufe sowie über Anlagen, deren Wartung und Reparatur allen Beteiligten zentral zugänglich gemacht wird. Dies gilt insbesondere für Erfahrungswerte und individuelle Abläufe, die nicht aus Betriebsanleitungen oder standardisierten Richtlinien entnommen werden können.
Hierbei muss zwischen explizitem und implizitem Wissen unterschieden werden. Implizites Know-how, das ausschließlich bei einzelnen Akteuren vorhanden ist, muss erfasst und in explizites Wissen umgewandelt werden, das für alle frei zugänglich und verständlich ist. Ein gut organisiertes Wissensmanagement bildet hierfür einen stabilen Rahmen. Es identifiziert, sammelt, sichert und verteilt den relevanten Wissensschatz. Der tepcon-Instructor löst diese Anforderung beispielsweise durch ein agiles und flexibles System mit einem zentralen Repository, das klare Prozessschritte übersichtlich und verständlich abbildet.
Know-how teilen, Wissen zugänglich machen, Prozesse dokumentieren
Alles, was aus praktischer Erfahrung, Weiterentwicklungen, Schulungen und Fortbildungen in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter gesammelt wurde, wird in einem zentralen Wissenspool gebündelt. Auch vergangene Fehler und entsprechende Problemlösungen sowie Informationen zu Kunden, Lieferanten oder eine geschulte Sicht auf den Markt können relevant sein und in diesen Pool einfließen.
Menschen tragen Wissen in sich, daher sind sie auch der erste Ausgangspunkt. Ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und ihr Wissen sind unersetzlich und von unschätzbarem Wert, lassen sich aber durch aktives Wissensmanagement auch weitergeben.
Wie lässt sich Wissen so effektiv und effizient wie möglich sichern?
Von Anfang an ist es sinnvoll, Wissen gleichmäßig zu verteilen. Maßnahmen wie Schulungen, Weiterbildungen und Dokumentation sollten möglichst viele Teammitglieder direkt erreichen, um ein breites Fundament zu schaffen und ein fragiles Kopfmonopol zu verhindern. Die interne und externe Vernetzung der Mitarbeiter sowie eine gesunde, organisierte Kommunikationskultur tragen besonders wirksam dazu bei, dieses Fundament zu stärken.
Neben den Mitarbeitern kann ein „digitaler Mitarbeiter“ als umfassender Wissensmanager fungieren. Ein Tool wie der tepcon instructor bildet die zentrale Drehscheibe für das grundlegende Know-how eines Unternehmens. Von hier aus können die zuständigen Fachkräfte die dringend benötigten Informationen abrufen, die zuvor von anderen Kollegen dokumentiert und eingegeben wurden.
tepcon hat sich eingehend mit dem Thema Wissenssicherung befasst und wertvolle Handlungsempfehlungen zusammengestellt.
