Arbeitsanweisungen erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung mit Vorlage
Eine gut gemachte Arbeitsanweisung spart Zeit und Geld. In der Industrie 4.0 gilt das mehr denn je, denn die Arbeitsaufgaben sind durch den technologischen Fortschritt vielfältiger, teils auch komplexer geworden. Flexibilität ist gefragt, in der internen Kommunikation genauso wie in der Art und Weise, wie Prozesse gestaltet werden.
Arbeitsanweisungen erstellen viele bereits digital, man nutzt Vorlagen, andere halten den Arbeitsablauf noch auf Papier fest. Letzteres ist allerdings eine aussterbende Form, nötige Arbeitsschritte mitzuteilen.
Warum es sinnvoll ist, digitale Arbeitsanweisungen zu erstellen, wie Sie selbst Schritt für Schritt eine solche Anweisung für Mitarbeitende schreiben können, und wo Sie Hilfe bekommen: Das erfahren wir im folgenden Beitrag.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Arbeitsanweisungen sind unverzichtbare Werkzeuge für Arbeitgeber: sie helfen, Fehler zu vermeiden, steigern die Effizienz und optimieren Prozesse in allen Branchen.
- Wichtige Voraussetzungen, um eine Anweisung zu erstellen, sind gründliche Analysen vorab und die Einbeziehung von erfahrenen Mitarbeitern.
- Digitale Arbeitsanweisungen lassen sich binnen Minuten erstellen, können jederzeit aktualisiert werden und helfen zudem dabei, gesetzliche Anforderungen in Prozessen einzuhalten.
Was ist eine Arbeitsanweisung?
Eine Arbeitsanweisung ist eine Vorgabe für einen bestimmten Prozess oder eine bestimmte Tätigkeit. Sie liefert präzise Informationen zur Durchführung einer Aufgabe.
Die Arbeitsanweisung enthält verbindliche Anweisungen und Details für Mitarbeitende, damit diese bestimmte Arbeiten selbständig und ohne personelle Unterstützung ausführen können.
Der Hauptzweck von Arbeitsanweisungen besteht darin, Risiken und Fehlerquellen zu minimieren, indem eine einheitliche Vorgehensweise festgelegt wird. Gerade digitale Arbeitsanweisungen sind ein wichtiges Tool in der Prozessoptimierung. Sie lassen sich nutzen, um den Wertschöpfungsprozess kritisch zu analysieren und weiterzuentwickeln.
Nicht zu verwechseln ist die Arbeitsanweisung übrigens mit der SOP, der Standard Operating Procedure: Diese Anweisung beschreibt Abläufe mitsamt Prüfung und Dokumentation in Bereichen, wo behördliche Zulassungen nötig sind. Branchen wie die Pharmaindustrie oder die Luftfahrt haben SOPs: Im Unterschied zur Arbeitsanweisung kann die Nichteinhaltung von SOPs auch rechtliche Konsequenzen haben.
Mit einer gut gemachten Vorgabe zu wiederkehrenden Prozessen sichern Sie den Qualitätsstandard und tragen zur Gewährleistung der allgemeinen Arbeitssicherheit bei.
Arbeitsanweisung erstellen: Was gehört hinein?
Nicht nur auf die Form, sondern auch auf den Inhalt kommt es an. Damit Sie mit Ihrer Anweisung das vorgegebene Ziel erreichen, braucht es die richtigen Informationen zur Ausführung.
Erste Voraussetzung: Schritt für Schritt Anweisungen müssen verständlich formuliert sein. Beschreiben Sie einzelne Schritte, sofern als Text, in kurzen, klaren Formulierungen. Eine klare und verbindliche Sprache hilft, Missverständnisse zu vermeiden und die Anweisungen für alle Mitarbeiter nachvollziehbar zu machen.
Die Beschreibung der Arbeitsabläufe muss detailliert genug sein, um die Aufgaben korrekt und qualitätsgerecht auszuführen. Gleichzeitig sollte die Struktur einheitlich sein, um die Lesbarkeit und Akzeptanz der Anweisungen zu erhöhen.
Nutzen Sie Bilder, Grafiken, Videos als ergänzende Elemente. Achten Sie darauf, das Wissen der ausführenden Werker einzukalkulieren: Nutzen Sie bekanntes Fachvokabular, verzichten Sie auf möglicherweise verwirrende Synonyme, und bieten Sie für Hintergrundinformationen beispielsweise ein Glossar an.
Schließlich ist die Unterschrift der Vorgesetzten und des Arbeitgebers notwendig, damit dem Unternehmen kein organisatorisches Verschulden nachgewiesen werden kann. Formblätter für die Dokumentation von Kontrollen und Wartungsarbeiten sollten integriert werden, um die Qualitätssicherung zu gewährleisten.
Die w-Fragen: Grundlage einer vollständigen Arbeitsanweisung
Bewährt hat sich für die Erstellung der Arbeitsanweisung ein Katalog von Leitfragen, die gern auch als die w-Fragen bezeichnet werden:
- Wofür wird die Arbeitsanweisung gebraucht?
- Wer soll die Tätigkeiten ausführen, für die die Anweisung geschrieben wird?
- Was genau, welcher Prozess soll erledigt werden?
- Wie soll der Prozess aussehen, welche Arbeitsschritte sind vorgesehen?
- Womit soll die Tätigkeit ausgeführt werden, welche Werkzeuge oder Hilfsmittel?
- Wo findet die Arbeit statt?
- Wie viele Exemplare eines Produktes in der Produktion werden gebraucht – oder wie häufig soll der Prozess durchgeführt werden?
- Wie lange darf die Arbeit dauern?
- Welches qualitative Ziel ist angestrebt?
- Welche Daten sollen dokumentiert werden?
- Welches Feedback ist wann gefragt?
Möglicherweise sind nicht alle dieser Leitfragen für Ihre Prozesse relevant oder es fehlen bestimmte Aspekte – es lohnt sich auf jeden Fall, vorab eine individualisierte Checkliste für die Erstellung eigener Anweisungen auszuarbeiten.
Vorteile von Arbeitsanweisungen
Arbeitsanweisungen bieten zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Anleitung zur Aufgabenerfüllung hinausgehen. Zunächst einmal erhöhen sie die Effizienz und Produktivität, da Mitarbeiter ihre Aufgaben schneller und mit weniger Unterbrechungen erledigen können. Durch die Standardisierung von Abläufen wird die Gesamtleistung des Unternehmens verbessert.
Ein weiterer bedeutender Vorteil ist die Unterstützung beim Onboarding. Arbeitsanweisungen bieten neuen Mitarbeitern eine klare Orientierungshilfe und fungieren als Nachschlagewerk. Teils ohne Hilfe menschlicher Anleitung sorgt die Arbeitsanweisung dafür, dass ein neues Teammitglied sich am Arbeitsplatz zurechtfindet und vorgegebene Arbeiten selbständig ausführen kann.
Nicht zuletzt tragen Arbeitsanweisungen zur Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen bei. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Beschäftigten geeignete Anweisungen für sicherheitsrelevante Arbeiten zur Sicherheit zu geben. Die Arbeitsanweisung ist von Bedeutung für die Qualitätssicherung und dient auch dazu, Unfälle zu vermeiden.
Noch mehr Zeit sparen Sie übrigens, wenn Sie die Arbeitsanweisung mit dem tepcon instructor erstellen: In gleichbleibender Qualität lassen sich damit Vorgaben für unterschiedlichste Tätigkeiten in Minutenschnelle erstellen. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Voraussetzungen zur Erstellung einer Arbeitsanweisung
Bevor Sie mit der Erstellung einer Arbeitsanweisung beginnen, sollten einige wichtige Voraussetzungen erfüllt sein.
Im ersten Schritt sollten Sie den aktuellen Stand der Arbeitsprozesse analysieren und bestehende Anweisungen überprüfen. Dies hilft, Verbesserungspotential zu identifizieren und sicherzustellen, dass keine Arbeitssicherheitsvorgaben verletzt werden.
Den eigentlichen Prozess der Erstellung einer Arbeitsanweisung sollte mindestens ein erfahrener Mitarbeiter, der mit den vorgesehenen Abläufen vertraut ist, begleiten.
Schritt-für-Schritt Anleitung zur Erstellung einer Arbeitsanweisung
Die Erstellung einer Arbeitsanweisung kann eine komplexe Aufgabe sein, aber mit einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung wird der Prozess deutlich einfacher.
Die folgenden Unterabschnitte führen Sie durch die Planung, Erstellung, Überprüfung und Implementierung einer effizienten Arbeitsanweisung.
Planung
Die Planung ist der erste und vielleicht wichtigste Schritt bei der Erstellung einer Arbeitsanweisung. Beginnen Sie mit einer Ist-Analyse, um den aktuellen Stand der Arbeitsprozesse zu erfassen und Verbesserungspotential zu identifizieren. Die gesammelten Informationen sollten ausgewertet werden, um Schwächen und Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen.
Definieren Sie das Ziel der Arbeitsanweisung klar, um die Struktur und den Inhalt zielgerichtet zu gestalten. Verwenden Sie die Leitfragen bzw die w-Fragen zur Strukturierung, damit kein Detail und keine Arbeitsschritte vergessen werden.
Erstellung
Die Erstellung der Arbeitsanweisung erfordert präzise und detaillierte Beschreibungen der einzelnen Arbeitsschritte. Dabei sollten realistische Zeitvorgaben gemacht werden, ohne Druck auf die Mitarbeiter auszuüben. Visualisierungen wie Fotos oder Farbcodes können helfen, komplexe Anweisungen verständlicher zu machen.
Überprüfung und Freigabe
Eine Arbeitsanweisung wird verbindlich, nachdem sie von einer autorisierten Person geprüft und genehmigt wurde. Diese Überprüfung ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Anweisung den gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen entspricht. Nutzen Sie dazu Ihre Checkliste, um zu prüfen, ob der Inhalt der Anweisung und die Form in Ordnung sind.
Nutzen Sie im Anschluss das Feedback der Mitarbeiter und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Arbeitsanweisung tatsächlich praxistauglich ist und zur Prozessoptimierung beiträgt.
Implementierung
Die Implementierung der Arbeitsanweisung ist der letzte Schritt. Mitarbeiter sollten geschult werden, um sicherzustellen, dass sie die Inhalte der Arbeitsanweisung verstehen und umsetzen können. Regelmäßige Rückmeldungen sollten beachtet werden: Damit können Sie die Effektivität der Anleitungen kontinuierlich überprüfen und Verbesserungsbedarf erkennen. Betrachten Sie die einmal erstellte Form als lebendiges Dokument: Es lässt sich regelmäßig optimieren, wann immer beschriebene Arbeiten sich verändern oder eine Tätigkeit etwa durch neue Maschinen oder neue Prozesse anders gestaltet werden muss.
Muster und Vorlagen für Arbeitsanweisungen
Beispiele und Vorlagen für Arbeitsanweisungen sind äußerst hilfreich, um den Erstellungsprozess zu erleichtern. Die bekannteste, aber vielleicht doch etwas zu einfach gestrickte Variante ist eine Word-Vorlage. Ob Sie sich dafür oder für ein umfassenderes Dokument entscheiden: Auf jeden Fall sollte das Muster bestimmte Informationen wie Versionsnummer und Gültigkeitsdatum enthalten, um eine gute Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
Zusätzliche Elemente wie Bilder und Mehrsprachigkeit können die Verständlichkeit und Anwendbarkeit der Anweisungen erhöhen. Schriftliche Arbeitsanweisungen in Form von Checklisten sparen Zeit und reduzieren Frustration bei den Mitarbeitern. Eine einheitliche Struktur erleichtert das Finden von Informationen und sorgt dafür, dass alle nach demselben System arbeiten.
Hier kommt die herkömmliche „Zettelwirtschaft“ ebenso schnell an ihre Grenzen wie ein reines Word-Dokument. Darum arbeiten Unternehmen aller Branchen heute eher mit speziellen Werkzeugen bzw. einer passenden Software.
Einsatz digitaler Tools zur Erstellung von Arbeitsanweisungen
Digitale Tools spielen eine immer größere Rolle bei der Erstellung und Verwaltung von Arbeitsanweisungen. Sie ermöglichen eine schnellere Aktualisierung und Verteilung von Informationen, was Fehler reduziert und die Qualität der Prozesse steigert.
Eine ideale Lösung zur Erstellung von Arbeitsanweisungen in der Industrie ist der tepcon instructor.
Damit lässt sich jede Arbeitsanweisung in wenigen Minuten erstellen. Angesichts der rasant voranschreitenden Entwicklungen in der Technologie macht eine eigene Software Sinn – zumal dann, wenn sie sich derart umfassend auf jeden denkbaren Prozessablauf anpassen lässt.
Jede Arbeitsanweisung des instructors lässt sich nach erfolgreicher Ausführung an neue Daten anpassen und optimieren, jeder Vorgang wird speziell für die Arbeit Ihrer Produktion angelegt. Zusätzliche Informationen, etwa Muster Ihres eigenen Produkts oder bestimmte Eigenschaften, können Sie hinzufügen und für Mitarbeitende jederzeit zugänglich machen. Vorlagen werden schnell angepasst, neue Daten eingefügt, verbesserte Muster hinterlegt für die Ausführenden der nächsten Aufgabe. Von jedem Arbeitsplatz aus ist die Information verfügbar.
So bleiben Sie flexibel – und liefern für jede Tätigkeit schnell die perfekt angepasste Anweisung!
Typische Fehler bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen und wie man sie vermeidet
Ein häufiger Fehler ist das Fehlen einer nachvollziehbaren Versionierung, was die Nachverfolgbarkeit beeinträchtigen kann. Auch das mühsame Schreiben, Formatieren und Aktualisieren ohne Software kann zu Frustration führen. Diese Problematik lässt sich mit dem tepcon instructor vermeiden.
Langjährige Mitarbeiter können Schwierigkeiten mit der Akzeptanz einheitlicher Anweisungen haben. Diesem Problem lässt sich mit speziellen Schulungen und Info-Veranstaltungen entgegentreten, die wir bei tepcon auch für Ihr Unternehmen anbieten. Wenn Sie Fragen dazu haben – auch hier finden wir die richtige Antwort!
Arbeitsanweisung erstellen leicht gemacht: Wir helfen!
Es lohnt sich, Zeit und Ressourcen in die Erstellung von Arbeitsanweisungen zu investieren. Sie bieten nicht nur den Mitarbeitern klare Orientierung, sondern tragen auch zur kontinuierlichen Verbesserung der Arbeitsprozesse bei.
Lassen Sie sich gern von uns näher beraten, oder fordern Sie gleich hier Ihr Demo für den tepcon instructor an.