Inhaltsübersicht
- 1 Warum Wissenssicherung?
- 2 Das Kopfmonopol – wenn Unternehmen Wissen nicht rechtzeitig sichern
- 3 Personalfluktuation und Baby-Boomer
- 4 Know how im Unternehmen halten: Ihre Herausforderung
- 5 Was verstehen wir unter Wissen?
- 6 Wissensmanagement – Maßnahmen und Methoden für die Praxis
- 7 Folgende Maßnahmen zur Wissenssicherung zählen zu den häufigsten:
- 8 Wissensmanagement mit Beispielen aus dem Unternehmen: der tepcon instructor als Baustein
Niemand ist unersetzlich – doch wenn Fachkräfte ein Unternehmen verlassen, oder die Unternehmensnachfolge ansteht, spätestens dann kommt das Thema Wissenssicherung auf die Prioritätenliste ganz nach oben. Denn Wissen ist eine immaterielle, aber trotzdem zentrale Ressource, und nicht immer sind alle Informationen, die Teammitglieder im laufenden Betrieb nutzen, für alle verfügbar.
Erfahrene Fachkräfte haben großen Einfluss auf die Wertschöpfungskette eines Betriebes. Mitunter fällt das erst dann auf, wenn sie einmal nicht da sind: Plötzlich sind die Fragezeichen groß, wenn das Wissen über Prozesse, Abläufe, über Wartungs- oder Reparaturvorgänge nicht allgemein zugänglich sind, sondern sich ausschließlich im Gedächtnis von Mitarbeiter X befinden.
Der Abfluss von Wissen aus dem Unternehmen kostet Zeit und Geld, nämlich dann, wenn Wissensträger die Firma verlassen. Spätestens dann, besser aber noch deutlich vorher, sollte ein Konzept zur Wissenssicherung greifen.
Im folgenden Beitrag schauen wir uns das Thema Wissen einmal genau an: Wie gehen Sie mit dem Know how der eigenen Belegschaft um, gibt es schon interne Wissensspeicher?
Wir klären grundsätzliche Fragen und liefern handfeste Vorschläge, damit Sie für Ihren Betrieb einen soliden Rahmen zur Wissenssicherung und zum Wissensmanagement erstellen können.
Warum Wissenssicherung?
Erfahrene und gut ausgebildete Fachkräfte sind heute schwer zu bekommen – und mitunter auch schwer zu halten. Doch sie sind bei näherer Betrachtung nicht selten der Schlüssel zum unternehmerischen Erfolg und haben grossen Einfluss auf die Wertschöpfung eines Unternehmens. Der immaterielle Wert von Wissen und Erfahrung wird noch immer unterschätzt. Wie groß dieses Problem ist, zeigt sich dann, wenn Schlüsselkräfte mitsamt ihrem Wissen einmal kurz- oder langfristig ausfallen und ihre Kenntnisse nicht im Rahmen eines fortlaufenden Wissensmanagements gesichert und verteilt wurden.
Das Kopfmonopol – wenn Unternehmen Wissen nicht rechtzeitig sichern
Das Phänomen nennt sich Kopfmonopol: Führungskräfte oder Spezialisten haben wertvolles Know how im Kopf, aber leider nur dort. Jahrelang mit bestimmten Gebieten beauftragte Teammitglieder kennen interne Abläufe, Maschinen, Prozesse wie die sprichwörtliche Westentasche. Solange sie vor Ort und arbeitsfähig sind, ist das sehr hilfreich. Doch sobald eine solche Person ausfällt, ist das Kopfmonopol ein unternehmerisches Risiko, das die Firma direkt Geld kostet und ganze Projekte gefährden kann.
Ein Kopfmonopol entsteht, wenn die Verteilung von Wissen fehlt oder nicht konsequent durchgeführt wird. Zum Beispiel, wenn Beauftragte sich weiterbilden, aber die einzigen im Betrieb sind, die das erlernte Know how anwenden. Spezialisten, die stets zur Stelle sind, wenn besondere Problemlagen auftreten, machen den ganzen Ablauf von sich selbst abhängig. Schriftliche Dokumentationen zu bestimmten Vorgängen fehlen – das kann niemand später nachvollziehen und wiederholen.
Um die Risiken des Kopfmonopols zu vermeiden, sollte also im Rahmen der Wissenssicherung und des Wissensmanagements dafür gesorgt werden, dass Kenntnisse auch von anderen abrufbar sind – durch Dokumentation, regelmäßige Auffrischung derselben und idealerweise auch durch passende digitalisierte Abläufe.
Personalfluktuation und Baby-Boomer
Eine gewisse Personalfluktuation ist wohl in jedem Betrieb gegeben. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels locken attraktive Mitbewerber die eine oder andere Fachkraft, das Nachbesetzungsrisiko ist groß. Ohne Wissenssicherung müssen Sie dann erst einmal jemanden finden, der die entsprechenden Kenntnisse mitbringt.
Außerdem stehen viele der geburtenstarken Jahrgänge der sogenannten Baby-Boomer vor dem Renteneintritt. Sie sind oft Speicher von geschäftsrelevantem Wissen, das mit ihrem Abgang verloren gehen könnte. Auch das generelle Alters- und Krankheitsrisiko ist ein Grund, warum die kontinuierliche Wissenssicherung nötig ist. Ein Spezialist oder eine Spezialistin, von deren Kenntnissen Prozessabläufe abhängen, kann genauso spontan ausfallen wie jeder andere Mitarbeiter auch.
Know how im Unternehmen halten: Ihre Herausforderung
Es gibt also zahlreiche Gründe, warum das Wissen und die Informationen, über die Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verfügen, verloren gehen könnten. Die Herausforderung heißt: Initiieren Sie einen Prozess der konsequenten Wissenssicherung und des Wissensmanagements, damit Sie die Risiken des Know-how-Verlustes eindämmen. So bleibt Ihr Unternehmen arbeitsfähig, auch und gerade in Zeiten der schnellen technologischen Entwicklung und der Digitalisierung.
Was verstehen wir unter Wissen?
Wissen meint mehr als nur Informationen, Fakten, Daten. Hier unterscheiden wir zwischen explizitem Wissen, das zugänglich und artikulierbar für alle vorhanden ist, und implizitem Wissen, das nur im Kopf einzelner Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen vorhanden ist. Letzteres steht im Zentrum des gelungenen Wissensmanagements, denn dieses implizite Know how wollen wir sichern.
Allgemein gehören zum Wissen:- Fertigkeiten und Erfahrungen der Mitarbeiter/innen
- Technologien
- Prozesse
- Informationen zur Kundschaft, zu Lieferanten und zur Marktsituation
Manches davon ist so gespeichert, dass alle, die es brauchen, Zugang haben, anderes nicht. Da auch das Wissen sich entwickelt, durch Veränderungen oder durch neue Informationen erweitert wird, ist Wissensmanagement eine fortlaufende Aufgabe für jedes Unternehmen.
Wissensmanagement – Maßnahmen und Methoden für die Praxis
Im digitalen Zeitalter haben wir heute eine ganze Reihe effizienter Maßnahmen und Methoden des Wissensmanagements zur Verfügung. Es ist Teil der Verwaltung, genauer, des Managements, die geeignete Methode zu finden und zu schauen, dass die Sicherung von Know how auch fortlaufend betrieben wird. Nach der Betrachtung der Bedürfnisse, die auf diesem Gebiet bestehen, werden dann ganz praktisch Tools etabliert, die Wissen vermitteln, dokumentieren und verteilen können.
Folgende Maßnahmen zur Wissenssicherung zählen zu den häufigsten:
- Personal mit spezifischem Wissen, sogenanntes Schlüsselpersonal, im Unternehmen halten – diese Methode ist recht umständlich, die Gefahr der Abwanderung, von Krankheit oder Renteneintritt ist immer gegeben. Auch, wenn es sinnvoll ist, das Schlüsselpersonal zu halten, so ist die Methode als einziges Tool nicht nachhaltig und auch zu umständlich.
- Wissenstransfer im Unternehmen sichern: Hier helfen Schulungen, Dokumentationen von Prozessen mittels digitalen Tools. So vermeiden Sie das Kopfmonopol, sichern sich mehr als nur die Grundlagen des vorhandenen Wissens, sondern auch spezielles Wissen.
- Schulungen von außen zum Erhalt und Aufbau von Wissen: Eine zusätzliche Maßnahme, die helfen kann, vorhandenes Wissen zu pflegen, und zu aktualisieren sowie zusätzliches Wissen aufzubauen.
- Vernetzung intern und extern: Gelungene Kommunikation trägt zur Verteilung vorhandenen Wissens auf viele Köpfe bei. Zum Beispiel kann es Kundenmitarbeitern helfen, wenn sie Zugang bekommen zum Wissen von Outsourcing-Partnern.
Wissensmanagement mit Beispielen aus dem Unternehmen: der tepcon instructor als Baustein
So geht Wissenssicherung
- identifizieren
- sichern
- verteilen
Unser „digitaler Mitarbeiter“, der tepcon instructor, ist ein gutes Beispiel für ein Tool zur Wissenssicherung im Unternehmen. Egal, welche Themen des Unternehmens Sie angehen wollen, welche Produkte Sie Vertreiben, welche Arbeit für den Nachfolger transparent gemacht werden soll: Der Instructor sichert Informationen und macht sie für jeden jederzeit klar und verständlich verfügbar. So lassen sich beispielsweise Arbeitsanweisungen nicht nur schnell auffinden, wenn sie gebraucht werden. Sie werden zuvor schon Schritt für Schritt, passend zu den jeweils bearbeiteten Themen, verständlich und umfassend erstellt. So können Sie beispielsweise Wartungsabläufe sichern, Hinweise zur Bedienung von Maschinen speichern, Veränderungen in den Abläufen dokumentieren und für andere Teammitglieder zugänglich machen.
Nutzen Sie unsere langjährige Erfahrung, und lassen Sie sich gerne näher erklären, wie Ihnen der tepcon instructor beim Wissensmanagement hilft.
