Inhaltsübersicht
- 1 Die Verfahrensanweisung
- 2 Definition Verfahrensanweisung
- 3 ISO-Normen für die Verfahrensanweisungen
- 4 Sie wollen mehr über Verfahrensanweisungen erfahren?
- 5 SOP oder Verfahrensanweisung: Unterschiede
- 5.1 Inhalt Verfahrensanweisungen: alle Prozesse klar definiert
- 5.2 Verfahrensanweisungen Schritt für Schritt erstellen
- 5.3 Ziel und Zweck festlegen
- 5.4 Prozess analysieren
- 5.5 Geltungsbereich definieren
- 5.6 Verantwortlichkeiten zuweisen
- 5.7 Schritte beschreiben
- 5.8 Überprüfung und Freigabe
- 5.9 Schulung und Umsetzung
- 5.10 Regelmäßige Aktualisierung
- 6 Warum der tepcon „instructor“ Ihre Verfahrensanweisungen optimiert
- 7 Sie wollen mehr über Verfahrensanweisungen erfahren?
- 8 Holen Sie sich Hilfe – tepcons Kundenservice ist für Sie da!
- 9 FAQ
Die Verfahrensanweisung
Verfahrensanweisungen spielen eine zentrale Rolle im modernen Qualitätsmanagement. Sie sind unverzichtbarer Leitfaden für strukturierte Abläufe in Ihrem Unternehmen und liefern einen verbindlichen Rahmen für Verfahren, Verantwortlichkeiten und die zu erreichenden Qualitätsziele.
Wir klären im Folgenden, was Verfahrensanweisungen sind, welche Normen und Branchen sie betreffen und wie sie sich von anderen Anweisungen unterscheiden. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie der tepcon instructor Ihnen bei der Erstellung und Verwaltung dieser wichtigen Dokumente hilft.
Definition Verfahrensanweisung
Eine Verfahrensanweisung ist ein verbindliches Dokument, das beschreibt, wie bestimmte Abläufe oder Prozesse in einem Unternehmen durchzuführen sind. Sie legt detailliert fest, welche Schritte notwendig sind, um mit dem Verfahren ein definiertes Ergebnis zu erzielen, und berücksichtigt dabei die relevanten Normen und Anforderungen.
Im Gegensatz zu allgemeinen Richtlinien oder Leitbildern bietet eine Verfahrensanweisung eine präzise Prozessbeschreibung. Sie definiert die Reihenfolge von Aktivitäten, die beteiligten Rollen sowie die benötigten Ressourcen und Daten.
Mit einer gut dokumentierten Verfahrensanweisung stellen Sie in Ihrem Betrieb sicher, dass alle Tätigkeiten konsistent ausgeführt werden, unabhängig davon, wer die Aufgabe erledigt. Das trägt nicht nur zur Einhaltung von Standards bei, sondern spart sowohl Zeit als auch Personalaufwand ein.
ISO-Normen für die Verfahrensanweisungen
Die Erstellung und Dokumentation von Verfahrensanweisungen wird von verschiedenen internationalen Normen geregelt. Besonders hervorzuheben ist die ISO 9001, die den Rahmen für Qualitätsmanagementsysteme vorgibt.
Vorgaben aus dem QM Handbuch
Neben der ISO 9001 oder der ISO 45001 sind auch andere Normen relevant. Beispielsweise enthält die ISO 13485 eine Liste notwendiger Verfahrensanweisungen und verlangt für die dort festgelegten Verfahren spezifische Festlegungen, etwa zur Dokumentation, zur Umsetzung sowie zu Schulungen und zur Aufrechterhaltung.
Orientierung in allen Branchen: Warum Sie die Verfahrensanweisung brauchen
Verfahrensanweisungen sind in nahezu allen Branchen von Bedeutung, insbesondere jedoch in stark regulierten oder sicherheitskritischen Bereichen, etwa in Industrie und Fertigung, in der pharmazeutischen und chemischen Industrie oder im Gesundheitswesen.
Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen sind Verfahrensanweisungen sinnvoll, da sie klare Strukturen schaffen und die Zusammenarbeit fördern.
Zudem lässt sich der instructor auch hervorragend in bestehende Managementsysteme einbinden. Wenn ein Prozess oder ein Verfahren in einem Managementsystem dokumentiert ist, dann lassen sich die zu den einzelnen Prozessschritten benötigten Arbeitsanweisungen einfach per Weblink hinterlegen – mit einem Klick hat Ihr Team aus der Verfahrensanweisung heraus jederzeit Zugriff auf die benötigte Arbeitsanweisung mit Details.
Kurz: Die Verfahrensanweisung hilft in allen Branchen, Zeit und Geld zu sparen sowie mit einer gründlichen Dokumentation gesetzliche Vorgaben einzuhalten.
Sind Verfahrensanweisungen Pflicht?
Die Pflicht zur Erstellung von Verfahrensanweisungen hängt von der jeweiligen Branche, den geltenden gesetzlichen Vorgaben für das Verfahren und den spezifischen Anforderungen der ISO Normen ab, die ein Unternehmen erfüllt.
Im Rahmen von Qualitätsmanagementsystemen nach ISO 9001 sind Verfahrensanweisungen in vielen Fällen unverzichtbar.
Für Unternehmen, die in regulierten Märkten tätig sind, wie etwa der Medizintechnik, sind Verfahrensanweisungen oftmals Bestandteil gesetzlicher Vorschriften.
Lassen Sie sich in einem kostenlosen Erstgespräch von unseren Experten für Anweisungen beraten – und erfahren Sie aus erster Hand, was Ihnen eine professionelle Software für die Erstellung von Anweisungen bringt!
Verfahrensanweisung, Standard Operating Procedure und Co.: Der Unterschied liegt im Detail
Wer in den Medien nach Informationen zum Thema Arbeiten nach Verfahrensanweisung sucht, der findet viele verschiedene Beiträge. Auch unterschiedliche Begrifflichkeiten kursieren, was die Recherche nicht einfacher macht: Arbeitsanweisung, SOP, Verfahrens- oder Prozessanweisung sind Schlagworte, über die Sie bei der Suche nach Anleitungen unter anderem stoßen könnten.
Schauen wir uns die Begriffe doch einmal näher an.
Die Begriffe Verfahrensanweisung, Arbeitsanweisung und Prozessanweisung werden häufig synonym verwendet, stehen jedoch für unterschiedliche Aspekte der Prozessdokumentation:
- Verfahrensanweisung : Beschreibt den gesamten Ablauf eines Prozesses und legt den Rahmen fest, innerhalb dessen Tätigkeiten durchgeführt werden. Sie richtet sich häufig an mehrere Abteilungen oder Verantwortliche.
- Arbeitsanweisung : Fokussiert auf spezifische Tätigkeiten oder Arbeitsschritte, die von einzelnen Mitarbeitern oder Teams durchgeführt werden. Sie ist oft detaillierter als eine Verfahrensanweisung.
- Prozessanweisung : Bezieht sich auf die Dokumentation eines einzelnen Prozesses, beschreibt jedoch weniger den Ablauf als die übergeordneten Anforderungen und Ziele.
Die Verfahrensanweisung schafft den Rahmen, die Arbeitsanweisung präzisiert die Umsetzung einzelner Schritte, und die Prozessanweisung beleuchtet die übergeordnete Struktur.
SOP oder Verfahrensanweisung: Unterschiede
SOPs ähneln Verfahrensanweisungen, sind jedoch oft detaillierter und konzentrieren sich auf spezifische Arbeitsabläufe innerhalb eines umfassenderen Prozesses.
Eine Standard Operating Procedure (SOP) ist nicht dasselbe wie eine Verfahrensanweisung, auch wenn beide Konzepte sich in ihrer Zielsetzung überschneiden.
Gemeinsamkeiten
Beide Formen von Anweisungen dokumentieren Prozesse mit dem Ziel, standardisierte Abläufe zu bekommen. Sowohl SOP als auch die Verfahrensanweisung können Teil eines Qualitätsmanagementsystems sein.
Unterschiede
Wo liegt nun der Unterschied zwischen SOP und Verfahrensanweisung? Im Detail finden sich gleich mehrere, auch wenn die Übergänge hier gelegentlich fließend sind.
Die SOP konzentriert sich auf spezifische, detaillierte Arbeitsabläufe oder Tätigkeiten, die Verfahrensanweisung dagegen beschreibt übergeordnete Abläufe, die oft mehrere Prozesse oder Tätigkeiten umfassen.
Der Detailgrad einer SOP ist oft sehr präzise, häufig werden hier Schritt-für-Schritt-Anweisungen gegeben, während die Verfahrensanweisung eher auf die Struktur und den Rahmen der Prozesse abzielt.
SOPS richten sich an Mitarbeitende, die spezifischen Aufgaben nachgehen, dagegen wird die Verfahrensanweisung eher für Führungskräfte oder die Abteilungsleitung geschrieben, die Prozesse koordiniert und überwacht.
Gerade in stark regulierten oder sicherheitskritischen Bereichen sind SOPs häufig Grundlage und Bestandteil anfallender Arbeiten. Verfahrensanweisungen finden wir branchenübergreifend in allen Managementsystemen.
Nicht zuletzt sind SOPs oft spezifisch auf eine Norm oder Anforderung bezogen, für die Verfahrensanweisung dagegen können verschiedene übergeordnete ISO Normen gelten.
Inhalt Verfahrensanweisungen: alle Prozesse klar definiert
Sie wollen eine Verfahrensanweisung selbst erstellen, ohne dabei Fehler zu machen? Dann lesen Sie hier, welche Informationen hineingehören.
Typischerweise umfasst eine Verfahrensanweisung folgende Punkte:
- Ziel und Zweck : Beschreibung des angestrebten Ergebnisses und des Nutzens.
- Geltungsbereich : Festlegung, für welche Bereiche, Prozesse oder Tätigkeiten die Anweisung gilt.
- Verantwortlichkeiten : Definition der zuständigen Personen oder Abteilungen.
- Prozessbeschreibung : detaillierte Darstellung der Schritte, einschließlich Input, Output und benötigter Ressourcen.
- Normen und Standards : Verweis auf relevante Anforderungen, Gesetze und Richtlinien.
- Dokumentation : Angabe, wie und wo Daten zu speichern sind.
- Prüf- und Freigabeverfahren : Regelung zur Überprüfung und Aktualisierung der Anweisung.
Diese klare Struktur lässt sich für jede Arbeitsanweisung als Vorgehensweise beziehungsweise inhaltlicher Rahmen nutzen.
Verfahrensanweisungen Schritt für Schritt erstellen
Wie gehe ich konkret vor, wenn ich die Arbeitsanweisungen meines Unternehmens formulieren will?
Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte aufgeführt:
Ziel und Zweck festlegen
Beginnen Sie mit der Definition des Ziels der Verfahrensanweisung. Klären Sie, welchen Zweck das Dokument erfüllt und welche Anforderungen es abdecken soll.
Prozess analysieren
Untersuchen Sie den betroffenen Prozess im Detail. Identifizieren Sie alle beteiligten Schritte, Rollen, Ressourcen und Daten. Achten Sie darauf, jeden Prozess in seinem aktuellen Zustand zu verstehen.
Geltungsbereich definieren
Beschreiben Sie, welche Bereiche, Tätigkeiten und Personen die Verfahrensanweisung umfasst. Dies hilft, den Fokus des Dokuments klar zu begrenzen.
Verantwortlichkeiten zuweisen
Bestimmen Sie, wer für die Durchführung, Überprüfung und Freigabe der einzelnen Schritte verantwortlich ist. Klare Zuständigkeiten vermeiden Missverständnisse.
Schritte beschreiben
Dokumentieren Sie den Ablauf Schritt für Schritt in einer präzisen, leicht verständlichen Form. Verwenden Sie dabei eine einheitliche Terminologie und beziehen Sie sich auf relevante Normen und Standards.
Überprüfung und Freigabe
Lassen Sie die Verfahrensanweisung von den zuständigen Stellen prüfen, um sicherzustellen, dass sie vollständig, korrekt und praxisgerecht ist.
Schulung und Umsetzung
Informieren Sie alle betroffenen Mitarbeiter über die Inhalte der Verfahrensanweisung und stellen Sie sicher, dass sie in den Arbeitsalltag integriert werden.
Regelmäßige Aktualisierung
Überprüfen und überarbeiten Sie die Verfahrensanweisung regelmäßig.
Wenn Sie Ihre Anweisungen in diesem Sinne verfassen, stellen Sie sicher, dass für Verfahren und Prozesse jeweils einheitliche, dennoch individuell anpassbare und umfassende Anweisungen entstehen, die das Qualitätsmanagement in Ihrem Betrieb mit Effizienz und Genauigkeit unterstützen.
Warum der tepcon „instructor“ Ihre Verfahrensanweisungen optimiert
Im Qualitätsmanagement haben digitale Technologien längst Einzug gehalten. Die Prozessbeschreibung, die Verfahrensanweisung oder Arbeitsanweisungen auf handschriftlichen Zetteln oder in der Word-Datei gelten nicht mehr als zeitgemäß.
Wir bieten Unternehmen eine digitale, benutzerfreundliche, unkomplizierte Lösung für digitale Anweisungen aller Art. Unser Tool für Verfahrensanweisungen bedeutet für Sie: mehr Zeit für mehr Effizienz!
In diesem Sinne steht Ihnen mit dem tepcon instructor Ihnen eine leistungsstarke Software-Lösung zur Verfügung, die Sie bei der Erstellung und Verwaltung Ihrer Verfahrensanweisungen unterstützt. Die Anwendung bietet Ihnen intuitive Werkzeuge, um Ihre Prozesse in klaren und strukturierten Anweisungen zu dokumentieren.
Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche und leistungsstarker Automatisierungsfunktionen können Sie nicht nur Zeit bei der Erstellung sparen, sondern auch sicherstellen, dass alle Normen berücksichtigt werden. Der tepcon instructor ermöglicht es Ihnen, Daten zentral zu verwalten, Dokumente flexibel anzupassen und Ihre Verfahrensanweisungen jederzeit zu aktualisieren.
Auf diese Art schaffen Sie Transparenz und Effizienz und stärken Ihr Qualitätsmanagement. Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Standards erhöhen – tepcon ist Ihr Partner für innovative Verfahrensanweisungen!
Sie wollen eine Demo-Version oder ein konkretes Beispiel sehen? Nehmen Sie direkt mit unserem Kundenservice Kontakt auf!
Holen Sie sich Hilfe – tepcons Kundenservice ist für Sie da!
Verfahrensanweisungen sind ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, um ihre Tätigkeiten zu standardisieren und die Anforderungen zu erfüllen, die Normen auf der einen Seite und das Qualitätsmanagement auf der anderen an das Team stellen.
Mit dem tepcon instructor steht Ihnen eine Software zur Verfügung, die Sie dabei effizient unterstützt, Ihre Standards zu dokumentieren und kontinuierlich zu verbessern.
Hier geht es direkt zu unseren Ansprechpartnern für Ihren tepcon instructor!
FAQ
Verfahrensanweisungen helfen Unternehmen, Abläufe und Tätigkeiten klar zu strukturieren und einheitlich durchzuführen. Sie sorgen für Konsistenz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Prozesse – nur so lassen sich hohe Qualitätsstandards halten. Zudem minimieren sie Fehler und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, da sie klare Anweisungen und Verantwortlichkeiten vorgeben.
Ja, Verfahrensanweisungen sollten immer schriftlich dokumentiert sein. Nur so können sie als verbindliches Referenzdokument genutzt werden. Schriftliche Verfahrensanweisungen stellen sicher, dass alle Mitarbeiter Zugang zu den gleichen Informationen haben, und sie dienen als Nachweis bei Audits oder Inspektionen. Die Dokumentation kann in digitaler oder gedruckter Form erfolgen, solange sie leicht zugänglich und aktuell gehalten wird.
Verfahrensanweisungen sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn sich rechtliche Vorgaben, Normen, interne Abläufe oder technische Rahmenbedingungen ändern. Eine Überprüfung in festgelegten Intervallen, z. B. jährlich oder quartalsweise, ist empfehlenswert.
